Ας ξεκινήσουμε από τα βασικά. Χρησιμοποιώ το email καθημερινά, είναι χρήσιμο, εύχρηστο, νιώθω πως αν δεν μπω μπορεί να χάσω οποιαδήποτε εξέλιξη (κυρίως εταιρική) αλλά κάποιες φορές θέλω να σκοτώσω τους αποστολείς, να σπάσω τον υπολογιστή και να αγνοήσω το κουμπί "reply". Αυτό το post, σας αφορά, σας καταλαβαίνει και σας βρίσκει λύσεις.
Στα εταιρικά mail είτε το θέλουμε είτε όχι, γράφουμε πιο επίσημα, περιμένουμε απαντήσεις που αφορούν δουλειές, εγκρίσεις, απορρίψεις, σχόλια, διορθώσεις, στοιχεία, νέα, τις περισσότερες φορές χρειαζόμαστε περισσότερα από ένα mail για να εξηγηθούμε, κάποιες φορές προσπαθούμε να αποκρυπτογραφήσουμε τους κωδικούς του αποστολέα (λες και μπορούμε να μπούμε στο μυαλό του), άλλες φορές δεν ξέρουμε αν το mail χρειάζεται απάντηση και πάντα τρώμε χρόνο στη σύνταξη της απάντησης. Πάσχω, εκνευρίζομαι, χρειάζομαι λύση.
Την πρώτη φορά που έλαβα mail με συντομογραφίες, ακαταλαβίστικα και πεταμένα γράμματα εδώ και κεί π.χ. wt , y?, ok, bb, cmon, ένιωσα λες και κάποιος μου έδωσε 10 χαστούκια στο πρόσωπο. Αυτός που το έγραψε δεν είχε καθόλου χρόνο για μένα. Είναι αλήθεια, κανείς δεν έχει χρόνο σήμερα. Είμαστε πολυάσχολοι και οι 24 ώρες είναι ελάχιστες.
Inforaphics και απόψεις ξεκαθαρίζουν πως το mail κλέβει αρκετό χρόνο από μας. Ακόμα και αν απαντήσουμε εκατοντάδες μηνύματα (που κατά τη σύνταξή τους διαβάζουμε και ξαναδιαβάζουμε, γράφουμε και σβήνουμε, αφιερώνουμε πολύτιμα λεπτά) δε νιώθουμε πως έχουμε κάνει catch up. Αυτό που χρειαζόμαστε όλοι, είναι μέθοδο.
1. σύντομα ξεκάθαρα mail που να μη βαρύνουν τον αποστολέα. Το δύσκολο είναι να γράψεις τα πάντα με λίγες μόνο λέξεις. Μπορείς;
2. Χρησιμοποιείστε ξεκάθαρες προτάσεις στο subject. Ένα μήνυμα με θέμα "Re: re: re: re: re: follow up"είναι σάπιο, αντίστοιχα, ένα μήνυμα με θέμα "Η συνάντηση με τον Χ πελάτη αναβάλλεται" είναι πολύ καλύτερο.
3. Αντί να γράφετε μεγάλες παραγράφους, ζητήστε τις εξηγήσεις με ερωτήματα. "Ναί; όχι; πως προχωράμε; σημειώστε τα σχόλιά σας κ.τ.λ"
4. Εξασκείστε τους παραλήπτες σας με κωδικούς. Αν κάποιο μήνυμα δε χρειάζεται απάντηση μπορείτε στο τέλος του να γράψετε ΝΝΤR (no need to respond) ή EOM (end of message). Έτσι θα ξέρετε τι θα κάνετε με το σχετικό mail.
5. Αν στα 2-3 mail δεν βρήκατε λύση τότε σηκώστε το ακουστικό και τηλεφωνήστε στο ενδιαφερόμενο πρόσωπο. Γιατί δυσκολεύετε τον εαυτό σας;
6. Ονομάστε τα attach αρχεία σας. Σε μήνυμα με 5-6 επισυναπτόμενα αρχεία που όλα έχουν default ονόματα π.χ word1, word2,word3, μέχρι να βρείτε αυτό που ψάχνετε χάσατε ήδη χρόνο. Ονομάστε το αρχείο ανάλογα με το θέμα και τοποθετήστε τα με σειρά προτεραιότητας.
Σίγουρα αυτές οι συμβουλές δεν είναι οι μόνες. Αν έχετε συμπληρωματικές μπορείτε να μας ενημερώσετε για να κάνουμε update το post.
Και για να μη ξεχνιόμαστε...ΝΝΤR, EOM.