Δεν υπάρχει αμφιβολία πως η τεχνολογία έχει επηρεάσει σε σημαντικό βαθμό τη ζωή μας. Τα κινητά είναι στην τσέπη μας κάθε στιγμή της ημέρας και μαζί με αυτά, και το inbox του e-mail. Και επειδή ο καθένας μπορεί να έρθει σε επαφή μαζί μας πολύ εύκολα, είναι λογικό να αυξάνεται και η παραγωγικότητα μας, ναι; Όχι πάντα. Tο e-mail και το τηλέφωνο μπορεί να λειτουργήσουν πολύ θετικά στην παραγωγικότητα του καθενός, όμως κάποιες φορές, λόγω του χρόνου που αφιερώνουμε σε αυτά τα δύο μέσα επικοινωνίας λειτουργούν εξίσου αρνητικά.
Βάλε το e-mail στον αυτόματο πιλότο
Μπορεί να μην έχεις ασχοληθεί μαζί τους, αλλά τα φίλτρα είναι το καλύτερο feature που διαθέτουν οι διάφορες υπηρεσίες e-mail. Σου δίνουν τη δυνατότητα να ταξινομείς τα εισερχόμενα e-mails πριν καν τα διαβάσεις, κι έτσι δε χρειάζεται να ανοίγεις κάθε e-mail από το Facebook ή κάποιο newsletter που σου έρχεται ενώ κάνεις μια σημαντική δουλειά. Αν πιθανώς λαμβάνεις δεκάδες e-mails καθημερινά, ιδιαίτερα χρήσιμες είναι και υπηρεσίες όπως το Priority Inbox του Gmail, οι οποίες ταξινομούν τα e-mails σε «σημαντικά» και «μη σημαντικά». Ανάλογα με τις οδηγίες που τους δίνεις κάθε φορά που εντοπίζεις ένα λάθος, μαθαίνουν και με τον καιρό κάνουν πιο σωστές επιλογές.
Βρες την κατάλληλη στιγμή για να επικοινωνείς με άλλους
Αντί να αφήνεις κάθε e-mail να αποσπάει την προσοχή σου, κλείσε τις αυτόματες ειδοποιήσεις και κανόνισε να τα ελέγχεις κάθε μια συγκεκριμένη χρονική στιγμή. Θέλεις κάθε 2 ώρες; Κάθε 1; Ακόμα και κάθε μισάωρο να το βάλεις, θα είναι καλύτερο από το να τρέχεις να ανοίξεις το inbox κάθε φορά που πετάγεται μια ειδοποίηση. Αν το οργανώσεις και καθαρίζεις τα νέα μηνύματα ανά ομάδες, θα δεις πως εξοικονομείς και χρόνο και κόπο. Το αντίστοιχο μπορεί να εφαρμοστεί και στο τηλέφωνο. Αν μέσα στην ημέρα πρέπει να πάρεις κάποια τηλέφωνα, αλλά δεν επείγουν, προσπάθησε να τα πάρεις το ένα μετά το άλλο και όχι το ένα στις 9, το άλλο στις 11, το άλλο στις 11:30 κ.ό.κ.
Επέλεξε το κατάλληλο εργαλείο για κάθε περίπτωση
Πιθανώς το παρακάτω να το έχεις προσέξει και εσύ. Απαντάς σε ένα e-mail, μετά από λίγο λαμβάνεις ένα νέο για να δώσεις μια διευκρίνηση, τη δίνεις, αργότερα λαμβάνεις ακόμα ένα για να εξηγήσεις κάτι άλλο και πάει λέγοντας. Αντίστοιχα, κάποιες φορές παίρνεις τηλέφωνο μόνο και μόνο για να πεις μια πρόταση. Τυχαίνει λοιπόν, να επιλέγουμε το λάθος μέσο επικοινωνίας για κάθε περίπτωση. Όταν πιστεύουμε πως κάτι είναι περίπλοκο και μπορεί να χρειαστεί διευκρινήσεις, είναι καλύτερο να γίνει τηλεφωνικώς. Όταν όμως από την άλλη μερά αυτό που έχουμε να πούμε είναι πολύ σύντομο, είναι καλύτερο να προτιμήσουμε το e-mail ή το Yammer ή οποιαδήποτε άλλη υπηρεσία χρησιμοποιούμε για την επικοινωνία με τους συναδέλφους μας.
